Resumen
Encontrar soluciones que permitan dar respuestas rápidas y efectivas a la organización pueden ser creadas en poco tiempo y a bajo costo, lo cual indudablemente incrementa la productividad.
Muchas organizaciones utilizan Microsoft Office, por lo que las soluciones basadas en Excel pueden ser mucho más económicas que otras, pues no necesita adquirir software adicional, no hay procesos de instalación y no es necesario configurar el computador o servidor.
Las soluciones en Excel son más fáciles de usar pues la gran mayoría de los usuarios ya saben como usar Excel, por lo tanto nuevas destrezas en Excel no revisten mayor dificultad.
No estoy seguro de que a la hoja de cálculo se le halla hecho la suficiente justicia, pues para nadie que se encuentre en una oficina le es desconocido que son muchísimos los reportes e informes y trabajos de análisis que se realizan en una hoja de cálculo.
Creo que de las aplicaciones que se utilizan en la oficina, la hoja de cálculo es quizás la que mas ha venido a socorrer el diario acontecer.
Para no ir muy lejos, por ejemplo, miremos el tema de las conciliaciones. Uno de los temas más acuciosos que vienen después del cierre contable pues es requisito indispensable presentar un análisis de cuentas, y en ellos, frecuentemente debemos de cruzar la información entre diversas plataformas, aún del mismo software de información. Un ejemplo puede ser un modulo de inventarios, cuentas por pagar o cobrar, contra las cuentas que presentan dichos saldos. Lo normal es que correspondan, y si no, comienza la labor del contador o asistente contable como analista, y desentrañar porqué los saldos no son consistentes. Mas aún, en el informe de análisis de cuentas debe presentar aparte del mismo, que es lo que constituye la diferencia entre el modulo del sistema y las cuentas contables, si la hay.
Recuerdo las épocas en que esta labor se hacía punteando en un listado los documentos que cruzaban, como cuando se punteaban los datos de un extracto bancario contra los registros del libro auxiliar del banco correspondiente. Una labor tremendamente dispendiosa que hacía que se le dedicara una porción muy importante de tiempo, por no hablar de la mano de obra.
Si mal no recuerdo, el Excel 95, -estamos hablando de hace trece años-, (y eso que Excel 95 era Excel 7.0!, de una gesta que había comenzado en 1985!!) Como decía en el año 95, Excel ya traía incorporadas unas capacidades tan enormes, sencillamente tan increíbles, que aún hoy continúan siendo para el que no las conoce, tan sorprendentes como sencillamente espectaculares; pero lo mas triste, es la enorme cantidad de Contadores que desconocen que siempre han tenido en la computadora el extinguidor para los incendios que no dan espera. Porque para nadie que haya trabajado en un área contable le es desconocido que probablemente es el área de la organización que mas trabaja entre la espada y la pared. Y con esto me refiero, a que contabilidad es el último de la cadena de la organización, pero tiene que ser el primero pues es esta área la que emana los informes gerenciales, y todo aquello que soliciten todos los tipos de usuario.
Volviendo al tema, El contador siempre ha tenido Excel o cualquier hoja de calculo allí, “nos hemos sentido solos y desamparados, con una sensación de abandono como si el mismo Dios nos hubiera abandonado a nuestra suerte en una oficina sola en una noche fría y con fatiga, con el cuerpo agotado de estar siempre en la misma posición, con la sangre retenida en las piernas, agotados, en una silla “ergonómica” que a esas alturas no sirve para nada, con la obligación de entregar tal, o cual informe o proceso o captura de datos lo mas pronto posible, so-pena de perder el trabajo” Bueno, sin dramas por favor, pero nada mas lejos de la realidad, casos como estos se han visto. . .O mejor los he visto, por no decir, los he vivido. Y el Excel Allí. Desconocido, Subutilizado, incluso vilipendiado, pues es fácil hablar mal de algo cuando no se hace la respectiva aproximación y por lo tanto el debido análisis a las prestaciones de un objeto, todo porque existe un rechazo generacional a las computadoras.
Es importante señalar a propósito, que ya hubo generaciones de contadores que no pudieron con el cambio tecnológico; que no pudieron con el advenimiento de las computadoras. Literalmente fueron arrasados del mercado laboral.
Pero sigamos en el tema de la conciliación de cuentas. Quizás alguno se esté preguntando como será la técnica que usaba Don Alejandro Quiceno; Hace poco tiempo –con Excel 2003, concretamente en el año 2007-, esta misma técnica de cruce de información con tablas dinámicas la utilicé para encontrar los registros sin contrapartida de una reconocida caja de compensación del país que debía consolidar la información de sus compañías de mercadeo, vivienda, salud, etc., contra la compañía administrativa, y detectar, en fracción de segundos, los registros que adolecían de contrapartida en la compañía anexa. Era la misma técnica de cruce de información. Información en segundos, en lugar de horas y a cargo de varias personas. Una efectividad sencillamente revolucionaria.
Hay muchísimas técnicas que trae Excel que han estado allí desde hace algún tiempo importante, y otras, vienen como mejoras en cada nueva versión que Excel nos trae.
Por ejemplo, recuerdo como, el tema de los 65 mil registros siempre fue el talón de Aquiles que siempre le sacaban al Excel, y que por ello era necesario usar un gestor de bases de datos, comenzando desde el Access hasta un gestor mas robusto. El Excel 2007 rebasó pero lejos ese tema, de 65 mil registros, filas o renglones, paso a más de Un millón cuarenta mil registros, con lo que queda superado con creces ese asunto. Y otro tanto el tema de las columnas y la capacidad misma del Excel. Ahora la limitante es la memoria de tu equipo.
En esta hora que tengo, quisiera hablarles y exponerles historias acerca cómo a lo largo de mi experiencia, solucioné con la ayuda de Excel, ciertas situaciones del día a día contable.
Solo voy a mostrarles el potencial que ofrece algunas funcionalidades de Excel, y como las podemos utilizar. (Esta parte en detalle se proyecta ante el auditorio y se complementa, por lo que no se incluye en esta memoria)
El tema de la formulación. Desconocer las formulas es usar Excel como una calculadora para sumar la cuenta del mercado. Excel posee muchas, (incluso se pueden diseñar funciones a la medida y necesidad del usuario) por cuestiones de tiempo, solo les hablaré del potencial de la función BuscarV, Si, y Sumar.Si
El tema de las formulas matriciales.
El formato Condicional
Las tablas dinámicas
Los famosos archivos planos
Las macros
Temas que se me quedan por fuera, pero que los invito a que lo investiguen:
Microsoft Excel Query. Excel entra al software contable y lee los saldos de las cuentas directamente de la base de datos, útil para armar cualquier análisis financiero e incluso un tablero de comando o balance scorecard. Reduce significativamente el tiempo de respuesta al elaborar tus informes para la gerencia, la junta directiva o cualquier otro.
Microsoft MapPoint integrado con Excel: Ahora es posible realizar mapas demográficos de tal manera que podemos relacionar la cantidad de producto vendido o servicio prestado con el tipo de cliente que se halla en el sector; hacer un análisis mas detenido a la logística que se le brinda a los clientes como a los proveedores, entre otros muchos usos.
Excel y XML y por lo tanto XBRL: Excel será la llave que permita armar, en segundos información de acuerdo a la taxonomía necesaria que exige XBRL. Así que en esto no estaremos solos, pues es otra de las capacidades que tiene Excel.
El papel del Excel en la Contaduría y en la Globalización.
Excel o cualquier hoja de cálculo será, para el contador independiente, y aun de las compañías de auditoria y servicios financieros, esa punta de lanza y escudo que le permitirá protegerse de la competencia abrumadora que llegará del exterior. Como? Diferenciándose de la misma logrando ser mas efectivo y eficaz, mas rápido e incluso más elegante, pues ahora se espera del Contador, que agregue valor a la compañía que presta sus servicios, generar valor para los accionistas; para la economía y para la sociedad; el conocido apoyo en la toma de desiciones deberá propender por ser instantáneo, en lugar de posterior, el auditor podrá llegar a un 100% de verificación en lugar de selectivo, no dejando ningún margen al riesgo.
De igual manera, el contador como administrador de la información deberá recuperar el terreno que perdió frente a los ingenieros de sistemas, pues es el contador quien puede interpretar la información de una compañía y por lo tanto dictaminar su situación incluso analizando económicamente su posición incluso en el sector que se desenvuelve.
Aleandro Quiceno.
Consultor de Excel Avanzado
Para Contadores y Auditores
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Primer borrador: Martes 23 de septiembre de 2008
Segunda revisión: Jueves 8 de Enero de 2009
